Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, deren Inhalt in einem strukturierten Format nach der europäischen Norm EN 16931 übermittelt wird. Die Software des Empfängers liest Rechnungsnummer, Beträge, Steuer und Bankverbindung direkt aus, ohne Abtippen. Ein PDF, ein Foto oder eine Word-Datei ist keine E-Rechnung, auch wenn sie per E-Mail kommt. Das Gesetz nennt solche Rechnungen „sonstige Rechnungen“.
Ab wann gilt die Pflicht?
Die E-Rechnungspflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland. Sie kommt in drei Stufen (§ 14 UStG mit der Übergangsregel in § 27 Abs. 38 UStG):
| Ab | Was gilt | Für wen |
|---|---|---|
| 1. Januar 2025 | E-Rechnungen empfangen können | Alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer |
| 1. Januar 2027 | E-Rechnungen ausstellen | Betriebe mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr |
| 1. Januar 2028 | E-Rechnungen ausstellen | Alle übrigen Betriebe |
Bis zum Ende der jeweiligen Übergangsfrist dürfen Sie Rechnungen weiter auf Papier verschicken, als PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. Ausgenommen bleiben Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG.
XRechnung oder ZUGFeRD: was passt zum Handwerk?
| ZUGFeRD | XRechnung | |
|---|---|---|
| Aufbau | PDF mit eingebetteter XML-Datei | Nur XML-Datei |
| Für Menschen lesbar | Ja, wie jedes PDF | Nur mit Viewer |
| Für Software lesbar | Ja | Ja |
| Typisch für | Firmenkunden und Privatkunden | Behörden und öffentliche Auftraggeber |
Für die meisten Handwerksbetriebe ist ZUGFeRD die bequemste Wahl: Ein Firmenkunde verarbeitet die Daten automatisch, ein Privatkunde sieht einfach eine normale Rechnung. Sie müssen nicht vorher fragen, wer was braucht.
So schreiben Sie E-Rechnungen mit MeisterOffice
- Wählen Sie bei der Registrierung das Land Deutschland.
- Tragen Sie in den Einstellungen Ihre Anschrift, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. und Ihre IBAN ein. Diese Angaben stehen auf jeder E-Rechnung.
- Erstellen Sie die Rechnung wie gewohnt aus einem Angebot, einem Arbeitsbericht oder neu. Geben Sie das Leistungsdatum oder den Leistungszeitraum an.
- Verschicken oder laden Sie die Rechnung herunter. Das PDF ist automatisch eine ZUGFeRD-Rechnung im Profil EN 16931. Die XML-Datei allein können Sie zusätzlich herunterladen, etwa für ein Kundenportal.
Was in der E-Rechnung steht
Die eingebettete Datei enthält dieselben Angaben wie das PDF, nur maschinenlesbar:
| Angabe | Beispiel |
|---|---|
| Rechnungsnummer und Datum | 2026-0042 vom 04.11.2026 |
| Leistungsdatum | 28.10.2026 |
| Ihr Betrieb | Name, Anschrift, USt-IdNr. oder Steuernummer |
| Ihr Kunde | Name und Anschrift |
| Positionen | 12 Std. Malerarbeiten zu 58,00 €, 3 Eimer Wandfarbe zu 64,90 € |
| Steuer | 19 % auf 890,70 € = 169,23 € |
| Gesamtbetrag | 1.059,93 € |
| Zahlung | Überweisung auf Ihre IBAN, fällig am 18.11.2026 |
E-Rechnungen empfangen
Seit 2025 müssen Sie E-Rechnungen von Lieferanten annehmen können. Dafür reicht ein E-Mail-Postfach. Wichtig ist, dass Sie die XML-Datei aufbewahren, denn sie ist die eigentliche Rechnung. Ein Ausdruck des PDF ersetzt sie nicht.