Fehlt auf einer Rechnung eine Pflichtangabe, ist sie formal unvollständig. Für Ihren Firmenkunden heißt das: Das Finanzamt kann ihm den Vorsteuerabzug verweigern. Für Ihre Privatkunden kann eine unvollständige Rechnung den Steuerbonus für Handwerkerleistungen kosten. Mit dieser Checkliste prüfen Sie jede Rechnung in einer Minute.
Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
| Nr. | Pflichtangabe | Beispiel |
|---|---|---|
| 1 | Vollständiger Name und Anschrift Ihres Betriebs und des Kunden | Malerei Muster GmbH, Hauptstraße 5, 80331 München |
| 2 | Steuernummer oder USt-IdNr. | USt-IdNr. DE123456789 |
| 3 | Ausstellungsdatum | 04.11.2026 |
| 4 | Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer | 2026-0042 |
| 5 | Menge und Art der Leistung | 12 Std. Malerarbeiten, 3 Eimer Wandfarbe |
| 6 | Zeitpunkt der Leistung (Leistungsdatum) | Leistungszeitraum: 26.10.2026 – 28.10.2026 |
| 7 | Nettobetrag nach Steuersätzen getrennt, vereinbarte Rabatte oder Skonti | Netto 890,70 € |
| 8 | Steuersatz und Steuerbetrag, oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung | USt. 19 %: 169,23 € |
| 9 | Bei Privatkunden und Arbeiten am Grundstück: Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht | „Als Leistungsempfänger sind Sie verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre lang aufzubewahren.“ |
| 10 | Bei Gutschriften: das Wort „Gutschrift“ | Nur wenn der Kunde die Rechnung ausstellt |
Das Leistungsdatum richtig angeben
Das Leistungsdatum sagt, wann Sie die Arbeit ausgeführt haben. Es ist oft nicht dasselbe wie das Rechnungsdatum, denn viele Betriebe schreiben die Rechnung erst Tage oder Wochen nach dem Einsatz. Drei Varianten sind üblich:
- Ein Tag: „Leistungsdatum: 28.10.2026“ für einen Einsatz an einem Tag.
- Ein Zeitraum: „Leistungszeitraum: 26.10.2026 – 28.10.2026“ für eine Baustelle über mehrere Tage.
- Ein Monat: „Leistungszeitraum: Oktober 2026“. Das erlaubt § 31 Abs. 4 UStDV ausdrücklich.
In MeisterOffice tragen Sie Leistungsdatum oder Leistungszeitraum direkt in der Rechnung ein. Wenn Sie aus einem Arbeitsbericht abrechnen, ist sein Datum schon vorausgefüllt. Wenn Sie nichts eintragen, setzt MeisterOffice beim Ausstellen das Rechnungsdatum ein, damit keine Rechnung ohne Leistungsdatum hinausgeht.
Sonderfälle im Handwerk
Rechnungen an Privatkunden
Bei Arbeiten an einem Haus oder einer Wohnung müssen Sie auch Privatkunden innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen und auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht hinweisen. Weisen Sie außerdem die Arbeitskosten getrennt aus, damit Ihr Kunde den Steuerbonus nach § 35a EStG nutzen kann. MeisterOffice druckt beides automatisch auf Rechnungen an Privatkunden.
Kleinunternehmer
Wer im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € Umsatz hat, kann die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen. Auf der Rechnung steht dann keine Umsatzsteuer, aber ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Rechnungen bis 250 Euro
Für Kleinbetragsrechnungen reichen weniger Angaben (§ 33 UStDV): Kundendaten, Rechnungsnummer und Leistungsdatum dürfen fehlen. Der Bruttobetrag und der Steuersatz müssen trotzdem draufstehen.
Ab 2027: die Rechnung als E-Rechnung
Für Rechnungen an andere Unternehmen kommt ab 2027 beziehungsweise 2028 die E-Rechnungspflicht dazu. Die Pflichtangaben bleiben dieselben, sie stehen dann zusätzlich in maschinenlesbarer Form in der Rechnung. Mehr dazu im Beitrag E-Rechnung im Handwerk.